Lorsqu’un employeur soupçonne un vol, une fraude ou une utilisation abusive des ressources de l’entreprise, il peut être tenté de vérifier rapidement les faits. Interroger des collègues, examiner des données ou faire appel à un prestataire externe ne constitue pourtant pas une démarche anodine.
La loi du 18 mai 2024 réglementant la recherche privée, entrée en vigueur le 16 décembre 2024, soumet certaines enquêtes concernant les travailleurs à un cadre précis. Une période transitoire de deux ans a été accordée aux employeurs pour formaliser leurs pratiques.
À partir du 16 décembre 2026, l’autorisation de réaliser une recherche privée concernant un travailleur et ses modalités devront être prévues explicitement et de manière transparente dans un règlement.
Qu’est-ce qu’une activité de recherche privée?
Une activité relève notamment de la recherche privée lorsqu’une personne collecte des informations sur des personnes ou sur les circonstances précises de faits qui leur sont imputables, à la demande d’un mandant et afin de protéger ses intérêts dans un conflit existant ou potentiel.
Dans une entreprise, cela peut concerner une investigation menée à la suite:
- D’un vol de matériel ou de marchandises;
- D’une fraude interne;
- D’une fuite d’informations confidentielles;
- De l’utilisation abusive d’un véhicule, d’une carte carburant ou d’un outil professionnel;
- D’une violation grave d’une procédure interne;
- De manipulations supposées des prestations ou des enregistrements.
Dans le secteur de la construction, la disparition de matériaux, l’usage d’engins ou de véhicules en dehors du cadre autorisé et certaines irrégularités constatées sur chantier peuvent conduire l’employeur à envisager une enquête.
Toute vérification interne ne constitue toutefois pas automatiquement une recherche privée. La loi prévoit notamment des exclusions pour certaines activités d’audit ne visant pas à établir des faits indésirables imputables à une personne, pour des opérations de cybersécurité ou pour l’exécution de certaines obligations légales. Chaque situation doit donc être qualifiée avant d’entreprendre des recherches.
L’obligation ne concerne pas uniquement les détectives privés
La nouvelle réglementation ne s’applique pas seulement lorsqu’une entreprise mandate un détective ou une agence spécialisée.
Une enquête menée par le service RH peut également entrer dans son champ d’application. Certains membres du personnel bénéficient d’une dispense d’autorisation et de carte d’identification lorsqu’ils réalisent une enquête incidente pour leur propre employeur. Ils doivent néanmoins respecter les autres dispositions de la loi.
L’employeur ne peut donc pas considérer qu’une investigation échappe automatiquement aux règles parce qu’elle reste menée en interne.
Pourquoi faut-il prévoir un règlement?
Lorsqu’une enquête porte sur un travailleur du mandant, l’article 65 de la loi impose que l’autorisation de réaliser la recherche et ses modalités soient prévues explicitement et de manière transparente dans un règlement.
La loi ne fournit pas un modèle unique. Le document devrait cependant permettre aux travailleurs de comprendre:
- Les faits pouvant justifier l’ouverture d’une enquête;
- Les personnes habilitées à la décider et à la réaliser;
- Les méthodes susceptibles d’être utilisées;
- Les limites appliquées à ces méthodes;
- Les conditions de recours à un prestataire externe;
- Les droits de la personne concernée;
- L’accès aux rapports et leur durée de conservation.
Le support juridique retenu et la procédure nécessaire à son introduction doivent être examinés au cas par cas. Une coordination peut notamment être requise avec le règlement de travail, la politique informatique, le règlement relatif aux caméras et les procédures disciplinaires.
Un règlement n’autorise pas une surveillance générale
L’existence d’un règlement ne donne pas à l’employeur un droit illimité de surveillance.
L’enquête doit poursuivre un intérêt légitime. Les moyens utilisés doivent être adéquats, nécessaires et proportionnés. La loi interdit notamment de rechercher certaines informations sensibles relatives à la santé, aux convictions, à l’affiliation syndicale, à l’orientation sexuelle ou à l’origine raciale ou ethnique.
D’autres règles doivent également être prises en considération: le RGPD, la CCT nº 68 sur les caméras, la CCT nº 81 concernant les communications électroniques et le droit du travailleur au respect de sa vie privée.
Une preuve obtenue irrégulièrement peut être contestée. Le risque est particulièrement important lorsqu’elle doit soutenir une sanction ou un licenciement pour motif grave, soumis à des délais très courts.
Conclusion
Le 16 décembre 2026 n’est pas le moment où l’employeur devra commencer sa réflexion: le cadre devra alors être prêt s’il souhaite pouvoir faire réaliser les enquêtes concernées.
Une préparation anticipée permet de protéger les intérêts de l’entreprise tout en respectant les droits des travailleurs, deux dimensions indissociables d’une gestion humaine et sécurisée.
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