La signature électronique occupe une place croissante dans les relations professionnelles. Elle permet de conclure un contrat sans organiser un rendez-vous physique, d’accélérer la transmission d’un avenant et de simplifier l’administration du personnel.
Une nouvelle étape a été franchie avec la loi du 16 juillet 2026, publiée au Moniteur belge le 5 août 2026. Cette loi crée un service fédéral de signatures électroniques qualifiées à distance, mis à disposition par le SPF Intérieur et le SPF Stratégie et Appui.
Cette nouveauté ne signifie toutefois pas que n’importe quelle signature apposée sur un document numérique est automatiquement équivalente à une signature manuscrite. Elle ne dispense pas non plus l’employeur de respecter les règles d’envoi et d’archivage.
Trois catégories de signatures électroniques
Toutes les signatures électroniques n’offrent pas le même niveau de sécurité.
La signature électronique simple peut prendre la forme d’un nom placé sous un e-mail, d’une signature manuscrite scannée ou d’une validation effectuée sur une plateforme. Elle ne peut pas être écartée uniquement parce qu’elle est électronique, mais sa valeur probante devra être appréciée en cas de contestation.
La signature avancée répond à des exigences supplémentaires. Elle doit notamment permettre d’identifier le signataire, rester sous son contrôle et rendre détectable toute modification ultérieure du document.
La signature qualifiée est la forme la plus sécurisée. Elle repose sur un certificat délivré dans le cadre d’un service de confiance qualifié. En vertu du règlement européen eIDAS, elle bénéficie de la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.
Ce que crée la loi du 16 juillet 2026
La nouvelle loi organise un service public de signatures qualifiées à distance. Après authentification et création d’un compte, le citoyen pourra demander un certificat qualifié et l’utiliser pour signer électroniquement.
Le certificat délivré dans ce cadre aura une durée maximale de validité de 24 heures. Le dispositif pourra être intégré à différentes applications publiques ou privées, notamment au portefeuille fédéral d’identité numérique MyGov.be.
La loi est entrée en vigueur le jour de sa publication, soit le 5 août 2026. Elle contient également un régime transitoire destiné à préserver l’utilisation de certaines anciennes cartes d’identité électroniques.
Cette réforme facilite l’accès à la signature qualifiée. Elle ne modifie cependant pas, à elle seule, toutes les formalités prévues par le droit du travail.
Peut-on signer un contrat de travail électroniquement?
Un contrat de travail peut être conclu électroniquement lorsque les parties utilisent un procédé répondant aux exigences de l’article 3bis de la loi du 3 juillet 1978.
La signature électronique créée au moyen de la carte d’identité électronique ou d’un système présentant un niveau de sécurité équivalent est assimilée à une signature manuscrite.
Ni l’employeur ni le travailleur ne peuvent cependant être contraints d’utiliser cette méthode. Le choix de la conclusion électronique doit donc rester volontaire.
L’employeur doit également organiser l’archivage du contrat auprès d’un prestataire de services d’archivage électronique qualifié. Cet archivage doit être gratuit pour le travailleur, accessible à tout moment et garanti au moins jusqu’à cinq ans après la fin du contrat.
Télécharger le PDF signé dans un dossier partagé ou le conserver dans une boîte de messagerie ne répond donc pas nécessairement à toutes les exigences de l’archivage légal.
Signature électronique et licenciement: prudence
La signature du document et sa notification au travailleur sont deux opérations différentes.
Lorsqu’un employeur met fin au contrat moyennant la prestation d’un préavis, la notification doit respecter les formes légales. Un envoi recommandé électronique qualifié peut, sous certaines conditions, remplacer le recommandé papier. Il faut notamment utiliser un prestataire qualifié et disposer de l’accord préalable du travailleur pour ce mode de correspondance électronique.
Une rupture immédiate avec paiement d’une indemnité compensatoire de préavis ne répond pas aux mêmes formalités. Il reste néanmoins indispensable de pouvoir prouver clairement la décision, sa date et sa réception.
Le licenciement pour motif grave requiert une vigilance renforcée en raison des délais très courts et des formalités entourant la notification des motifs. En l’absence d’un processus électronique préalablement organisé et juridiquement validé, le recommandé postal ou l’exploit d’huissier restent les solutions les plus prudentes.
Conclusion
Le nouveau service fédéral constitue une avancée pratique pour la digitalisation des relations de travail. Il facilite l’accès à une signature présentant un niveau élevé de sécurité et de preuve.
Il ne transforme toutefois pas un processus incomplet en procédure juridiquement valable. L’employeur doit encore distinguer la signature, la notification et l’archivage, puis appliquer les formalités propres à chaque document.
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