Le montant maximal de l’indemnité forfaitaire de bureau accordée aux télétravailleurs devrait à nouveau être indexé.
Cette évolution peut sembler purement technique. Elle appelle pourtant plusieurs vérifications avant toute modification de la paie. Le nouveau montant constitue un plafond accepté pour le remboursement forfaitaire de frais propres à l’employeur; il ne crée pas automatiquement un droit à l’augmentation pour tous les télétravailleurs.
Que couvre l’indemnité forfaitaire de bureau?
L’indemnité vise les frais courants supportés par le travailleur lorsqu’il utilise une partie de son domicile pour travailler. Elle peut notamment couvrir l’usage de l’espace de bureau, l’énergie, l’eau, le chauffage, l’entretien et de petites fournitures.
Lorsque les conditions fixées par l’ONSS et l’administration fiscale sont respectées, le forfait n’est pas considéré comme de la rémunération. Il peut donc être exonéré de cotisations sociales et de précompte professionnel dans la limite du montant admis.
À partir du 1er septembre 2026, ce maximum devrait s’élever à 164,21 euros par mois. L’employeur reste libre d’octroyer un montant inférieur.
L’augmentation est-elle automatique?
Si la convention de télétravail prévoit un montant fixe de 150 ou 160 euros, la simple indexation du plafond n’oblige généralement pas l’employeur à augmenter ce montant. Une adaptation nécessite alors une décision de l’employeur et, selon le support juridique utilisé, un avenant ou une modification de la politique interne.
Si le texte prévoit que le travailleur reçoit « le montant maximal accepté par l’ONSS » ou une indemnité automatiquement indexée, l’adaptation peut en revanche découler directement de cet engagement.
Avant de modifier la paie de septembre, il faut donc relire la CCT, la convention individuelle, le règlement ou la politique de télétravail applicable.
Les conditions d’exonération restent essentielles
L’indexation du plafond ne change pas les conditions de fond. L’indemnité forfaitaire de bureau est réservée au travail à domicile exercé de manière structurelle et régulière.
L’ONSS retient l’équivalent d’une journée de travail à domicile par semaine, apprécié sur une base mensuelle. Cette organisation peut prendre différentes formes: une journée par semaine, deux demi-journées, plusieurs heures réparties sur les jours de travail ou une semaine complète par mois.
Cette condition s’applique aussi bien aux travailleurs à temps plein qu’aux travailleurs à temps partiel.
Un télétravail occasionnel, par exemple à la suite d’un problème de transport ou d’une circonstance exceptionnelle, ne suffit pas à justifier l’indemnité forfaitaire de bureau exonérée.
Attention au double remboursement
Le forfait couvre un ensemble de frais de bureau courants. L’employeur doit éviter de rembourser une seconde fois un coût déjà compris dans cette indemnité.
Des interventions distinctes restent possibles pour certains frais spécifiques, notamment l’usage professionnel d’une connexion internet privée ou d’un ordinateur privé, dans les limites admises. Chaque remboursement doit néanmoins correspondre à un coût réellement supporté par le travailleur et ne pas faire double emploi avec du matériel déjà fourni par l’entreprise.
Un montant dépassant le plafond peut également être remboursé, mais l’employeur devra pouvoir démontrer la réalité des frais supplémentaires. À défaut, l’excédent risque d’être requalifié en rémunération.
Conclusion
Le nouveau plafond offre une possibilité d’adapter l’intervention de l’employeur aux frais supportés par les télétravailleurs. Il ne dispense toutefois pas de vérifier les conditions d’exonération et le cadre juridique propre à l’entreprise.
Le Cap peut analyser vos conventions de télétravail, contrôler les indemnités déjà versées et préparer leur éventuelle adaptation dans la paie.
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