Une nouvelle échéance mérite l’attention des employeurs. Depuis l’année de vacances 2024, certains jours de vacances légales qui n’ont pas pu être pris peuvent être reportés pendant une période maximale de 24 mois. Les premiers jours concernés arriveront donc à échéance le 31 décembre 2026.
Cette possibilité ne constitue toutefois pas un report généralisé des congés non utilisés. Elle s’applique uniquement dans des circonstances légalement déterminées. Une vérification précise des compteurs et des motifs d’absence est donc indispensable.
Quels sont les jours concernés?
Les « jours reportés de 2024 » sont les jours de vacances légales que le travailleur devait prendre pendant l’année 2024. Dans la plupart des cas, ces jours avaient été constitués sur la base des prestations réalisées en 2023.
Le principe général reste que les vacances légales doivent être prises avant le 31 décembre de l’année de vacances. Un travailleur ne peut normalement pas décider de conserver librement ses jours pour l’année suivante.
Le report pendant 24 mois constitue une exception. Il intervient lorsque le travailleur était matériellement dans l’impossibilité de prendre ses jours en raison de certaines suspensions de son contrat.
Dans quelles situations un report est-il possible?
La réglementation vise notamment les impossibilités résultant:
- d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle;
- d’un accident ou d’une maladie de droit commun;
- d’un repos de maternité;
- d’un congé de naissance;
- d’un congé d’adoption;
- d’un congé pour soins d’accueil;
- d’un congé parental d’accueil;
- de certaines autres suspensions expressément reconnues.
Le report doit être apprécié de manière stricte. Il ne suffit pas que le travailleur ait été absent à un moment de l’année.
S’il reprend suffisamment tôt pour pouvoir encore prendre une partie de ses vacances avant le 31 décembre, seuls les jours devenus matériellement impossibles à prendre peuvent être reportés. Les autres doivent être utilisés pendant l’année de vacances concernée.
Quelle est l’échéance en 2026?
Les jours valablement reportés de l’année de vacances 2024 doivent être pris au plus tard le 31 décembre 2026.
Il s’agit de la première échéance découlant du nouveau régime. Les employeurs ont donc intérêt à examiner leurs compteurs dès maintenant, sans attendre les dernières semaines de décembre.
Une vérification tardive pourrait rendre l’organisation des absences plus difficile, en particulier lorsque plusieurs travailleurs disposent encore d’un solde important.
Le travailleur reçoit-il un nouveau pécule lors de la prise des jours?
Le report des jours ne reporte pas automatiquement le paiement du pécule de vacances.
Pour un employé, le pécule correspondant aux jours reportés devait en principe être payé au plus tard le 31 décembre de l’année pendant laquelle ces jours auraient normalement été pris. Lorsque le travailleur utilise les jours en 2026, ceux-ci ne donnent donc pas lieu à un second paiement pour les mêmes vacances.
Pour un ouvrier, le pécule a normalement déjà été versé par l’Office national des vacances annuelles ou par la caisse de vacances compétente.
Cette particularité doit être correctement expliquée au travailleur: il bénéficie encore du droit de s’absenter mais le pécule correspondant a déjà été payé.
Qu’en est-il des jours extralégaux?
Le régime de 24 mois vise les vacances annuelles légales.
Les jours d’ancienneté, congés sectoriels, jours octroyés au niveau de l’entreprise ou autres avantages extralégaux suivent les règles prévues par la convention collective, le règlement de travail, le contrat ou la politique interne.
Il faut donc éviter de mélanger ces différents compteurs. Une date d’expiration différente peut s’appliquer aux congés extralégaux.
Les actions recommandées à l’employeur
Le Cap conseille de procéder en cinq étapes:
- Extraire la liste des travailleurs disposant encore de jours reportés de 2024
- Vérifier le motif ayant justifié chaque report
- Distinguer clairement les jours légaux et extralégaux
- Communiquer individuellement le solde et la date limite
- Organiser la prise des jours en tenant compte des nécessités de l’entreprise
Il est également conseillé de conserver une trace des informations transmises et des propositions de planification. L’employeur doit en effet permettre au travailleur de prendre ses vacances légales dans les délais applicables.
Conclusion
Le 31 décembre 2026 peut sembler encore éloigné mais la planification doit commencer suffisamment tôt. Une gestion anticipée permet de respecter les droits des travailleurs tout en préservant l’organisation de l’entreprise.
Vous souhaitez vérifier les compteurs, les motifs de report ou le traitement salarial de ces jours? L’équipe du Cap vous accompagne dans l’analyse de votre situation.