Ce guide pratique synthétise les règles clés fournies et les traduit en actions concrètes pour votre entreprise. Il ne constitue pas un avis juridique : pour sécuriser vos décisions, faites valider vos choix par vos conseillers habituels.

1) Pourquoi s’y préparer dès maintenant ?

À partir du 1er janvier 2026, le gouvernement pourrait rendre obligatoire le budget mobilité fédéral pour tout employeur qui offre une voiture de société. Vos collaborateurs pourraient alors choisir entre la voiture de société ou un budget mobilité flexible, formellement mis à leur disposition sur un compte de mobilité avec méthode de calcul et règles d’utilisation.

Dates utiles (information fournie) : webinaire Group S les 23 & 30 septembre et 2 octobre pour un tour d’horizon « A à Z ».

2) Définition & grands principes

Le budget mobilité permet d’échanger le droit à une voiture de société contre un budget destiné à des dépenses de mobilité durable (et, sous conditions, de logement), ou de conserver une voiture plus verte.

• Montant légal : min. 3 164 € – max. 16 875 € par an, sans dépasser 1/5 du salaire brut total du travailleur.
• Base de calcul : généralement le TCO (Total Cost of Ownership) d’une voiture de référence : loyer/achat, énergie, entretien, assurance, taxes, pneus, assistance, etc.
• Méthodes : coûts réels ou forfait (à partir du véhicule de référence).
• Périmètre d’usage : déplacements domicile–travail et privés.

3) Les 3 piliers (dépenses éligibles & points d’attention)

Pilier 1 — Voiture plus respectueuse de l’environnement

• Objet : remplacer la voiture actuelle par un véhicule plus propre (à partir de 2026, uniquement des voitures sans émissions de CO₂).
• À prévoir dans votre politique : catégorie(s) de véhicules admis, plafond TCO, cartes énergie, modalités de restitution/fin de contrat.

Pilier 2 — Mobilité durable & logement

• Mobilités : transports publics (abonnements/1ers), vélo (classique/électrique/cargo), trottinette/monocycle électriques, bike/car sharing, parkings relais, accessoires de sécurité, entretien du vélo, etc.
• Logement : certaines dépenses de logement peuvent être couvertes (p. ex. remboursement du capital et des intérêts d’un prêt hypothécaire, sous conditions).
• Famille : possibilité d’étendre certaines dépenses aux membres de la famille, avec accord de l’employeur.
• Gouvernance : liste de preuves acceptées (factures, abonnements nominatifs), règles de cumul (p. ex. avec indemnité vélo), fréquence de contrôle.

Pilier 3 — Versement en espèces (cash-out)

• Solde annuel versé en cash au travailleur après dépenses des piliers 1 & 2.
• Traitement social (information fournie) : cotisation spéciale de sécurité sociale de 38,07 % sur le montant versé.
• Obligation : le versement du solde (pilier 3) est toujours prévu ; au moins une option doit exister dans le pilier 2 ; le pilier 1 est facultatif.

4) Fiscalité & ONSS (rappel de principes)

• Travailleur : le budget mobilité n’est pas du salaire ; fiscalité et parafiscalité avantageuses sur les dépenses éligibles. Si cash-out en fin d’année : 38,07 % de cotisation spéciale.
• Employeur : charge sociale généralement inférieure à une rémunération classique, avec contrôles à organiser (éligibilité des dépenses, justificatifs, plafonds).

Bonnes pratiques : documenter le raisonnement TCO, tracer chaque dépense (preuve + imputation au pilier), tenir un journal des décisions RH/Payroll.

5) Calculer le budget : mode opératoire & exemples

Étapes de calcul

1. Définir la voiture de référence (segment, kilométrage, durée, politique flotte).
2. Chiffrer le TCO annuel ou appliquer la formule forfaitaire prévue.
3. Vérifier les bornes légales (3 164 € – 16 875 €) et le plafond 1/5 du brut.
4. Arrondis & périodicité : convertir en mensuel pour le suivi opérationnel.

Exemple pédagogique (fictif)

• TCO annuel voiture de référence : 9 600 €.
• Salaire brut total : 60 000 € → plafond 1/5 = 12 000 €.
• Budget mobilité annuel retenu : 9 600 € (dans les limites légales).
• Répartition possible :
  • Pilier 1 : 0 € (pas de voiture)
  • Pilier 2 : 6 000 € (abonnements train + vélo électrique + car sharing)
  • Pilier 3 : 3 600 € cash, avec 38,07 % de cotisation spéciale sur ce solde.

6) Introduire le budget mobilité : la feuille de route RH/Juridique

A. Cadrage & diagnostic

• Cartographier la flotte (véhicules, contrats, coûts), profils de mobilité, sites.
• Simuler scénarios par persona (commerciaux, fonctions sédentaires, multi-sites).
• Identifier vos contraintes (CCT, télétravail, parking, horaires, accessibilité).

B. Politique & conformité

• Rédiger/mettre à jour la Politique de mobilité (objet, éligibilité, catalogue de dépenses, plafonds, preuves, contrôles).
• Préparer les documents : avenants contrats, règlement de travail/annexes, mentions RGPD (données de déplacement, justificatifs), notice d’information.
• Définir la méthode de calcul (TCO/forfait), la période de référence et les règles de bascule (entrée/sortie en cours d’année, changement de fonction, suspension du contrat, congés longs, temps partiel).

C. Outils & processus

• Choisir un outil de gestion (portail/app) pour : dépôts de justificatifs, approbations, suivi temps réel, reportings RH/Payroll, audit trail.
• Établir les workflows : demandes, validations, contrôles trimestriels/annuels, clôture & cash-out.
• Prévoir un plan de contrôle (échantillonnage, seuils d’alerte, anomalies récurrentes).

D. Communication & déploiement

• Kit de communication salariés (FAQ, simulateur, catalogue visuel).
• Sessions managers (gestion des cas particuliers).
• Pilote sur une population témoin puis déploiement général.

7) Cas particuliers à anticiper

• Entrée/sortie en cours d’année : prorata du budget, règles de restitution.
• Switch voiture ↔ budget : délais de préavis, disponibilité des véhicules, frais de fin anticipée.
• Télétravail/temps partiel : impact sur les besoins de mobilité, plafonds adaptés.
• Sites multiples : politiques différenciées selon l’accessibilité (transports, parking).
• Cumul avec d’autres avantages (indemnité vélo, cartes carburant, parking… → clarifier dans la politique).
• Famille : préciser quoi, comment, plafonds et preuves.

8) FAQ opérationnelle 

• Que se passe-t-il si le salarié n’utilise pas tout son budget ? Le solde est versé en espèces en fin d’année (pilier 3), avec 38,07 % de cotisation spéciale.
• Peut-on changer de répartition en cours d’année ? Oui si la politique le prévoit ; sinon à la date anniversaire.
• Et si je change de fonction/site ? Recalibrage du budget si la voiture de référence ou le TCO évoluent ; à encadrer par procédure.
• Comment justifier une dépense de mobilité ? Preuves nominatives (facture, abonnement, attestation), déposées dans l’outil ; contrôles réguliers.

9) Comparatif rapide : budget mobilité vs. voiture de société

Comment LE CAP vous accompagne de A à Z

1) Diagnostic & chiffrage

• Audit de flotte & TCO (véhicules, contrats, énergie).
  

2) Sécurisation juridique & politique

• Rédaction/actualisation de la Politique de mobilité et du règlement (éligibilité, plafonds, preuves, famille, cumul).
• Paie/ONSS & fiscalité : matrices de traitement, modèles de cash-out et de contrôles annuels, dossiers justificatifs.
• Modèles : avenants, communications salariés, FAQ, trames RGPD (minimisation des données, durées de conservation).

Résultat : conformité sécurisée, coûts maîtrisés, collaborateurs engagés dans une mobilité durable.